Regulamin usługi Best Guest dla Gospodarzy
1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejszy regulamin (dalej „Regulamin”) określa zasady korzystania z usługi informatycznej Best Guest (dalej „Usługa”) przez Gospodarzy, tj. podmioty świadczące usługi zakwaterowania (dalej „Użytkownik” lub „Gospodarz”). Usługę świadczy drogą elektroniczną spółka Hotel Analytics s.r.o., spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prawa czeskiego, numer identyfikacyjny (IČO): 06723756, czeski numer identyfikacji podatkowej (DIČ): CZ06723756, z siedzibą Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, Republika Czeska, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze (Městský soud v Praze) oddział C, wkładka 287868 (znak sprawy C 287868/MSPH) (dalej „Usługodawca”). Dane kontaktowe Usługodawcy: support@bestguest.pl, tel. +420 705 943 742.
1.1a. Niniejszy Regulamin dotyczy wyłącznie Gospodarzy. Osoby korzystające z zakwaterowania u Użytkownika (dalej „Goście”), które wypełniają formularze rejestracyjne (check-in) lub zakładają własne konto Best Guest, podlegają odrębnemu Regulaminowi dla Gości oraz Polityce prywatności dla Gości.
1.2. Rejestracja w Usłudze lub korzystanie z niej oznacza akceptację Regulaminu. Osoba, która nie akceptuje Regulaminu, nie powinna korzystać z Usługi. Aktualny Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na stronie internetowej Usługodawcy przed zawarciem umowy, w formie umożliwiającej jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie (art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Dz. U. z 2024 r. poz. 1513; art. 384 § 1 i 4 Kodeksu cywilnego, dalej „KC”); na żądanie Użytkownika Usługodawca przesyła go także e-mailem.
1.3. Umowa jest zawierana w języku polskim. Regulamin jest sporządzony w języku polskim.
1.4. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców oraz innych podmiotów, które korzystają z niej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową polegającą na świadczeniu usług zakwaterowania (art. 3–4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, Dz. U. z 2025 r. poz. 1480). Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ KC. Z treści Regulaminu wynika, że umowa ma dla Użytkownika charakter zawodowy; Użytkownik będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który uważa, że umowa nie ma dla niego takiego charakteru, może to oświadczyć najpóźniej w chwili zawarcia umowy (art. 385⁵ § 1¹ KC, art. 7aa ust. 2 ustawy o prawach konsumenta). Usługodawca nie uzależnia zawarcia umowy od złożenia żadnego oświadczenia.
1.4a. Jeżeli mimo postanowień pkt 1.4 Użytkownik jest konsumentem lub osobą, do której stosuje się przepisy o ochronie konsumentów, przysługują mu prawa wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym — w zakresie, w jakim te przepisy tak stanowią — prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia (art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Dz. U. z 2026 r. poz. 1244). Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć e-mailem na adres Usługodawcy. Postanowienia Regulaminu sprzeczne z tymi przepisami nie wiążą takiego Użytkownika.
1.5. Regulamin może być udostępniany w tłumaczeniach na inne języki; mają one wyłącznie charakter informacyjny. W razie jakiejkolwiek rozbieżności rozstrzyga tekst polski.
2. Opis usługi
2.1. Best Guest to narzędzie informatyczne do rejestracji i obsługi gości, służące w szczególności ułatwieniu wywiązywania się z obowiązków prawnych związanych ze świadczeniem usług zakwaterowania oraz z poborem opłaty miejscowej i opłaty uzdrowiskowej.
2.2. Usługa jest świadczona online za pośrednictwem stron internetowych i aplikacji dostępnych pod adresami bestguest.pl, bestguest.cz (w tym admin.bestguest.cz) i bestguestapp.com.
2.3. Usługa jest dostępna natychmiast po zakończeniu rejestracji i wstępnej konfiguracji (onboardingu), bez dodatkowego czasu oczekiwania na realizację zamówienia.
2.4. Usługa zależy od systemów podmiotów trzecich pozostających poza kontrolą Usługodawcy, w szczególności od publicznego wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (art. 96b ustawy o VAT; wyszukiwanie danych podmiotu po numerze NIP), bramki płatniczej oraz kalendarzy kanałów rezerwacji. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Usługi; krótkotrwałe przerwy mogą wynikać z prac konserwacyjnych (które w miarę możliwości będą zapowiadane) lub awarii systemów podmiotów trzecich. Takie przerwy nie stanowią wady Usługi.
2.5. Zakres Usługi w Polsce. W odniesieniu do obiektów położonych w Polsce:
(a) Usługa zbiera od Gości wyłącznie dane potrzebne do rozliczenia opłaty miejscowej lub uzdrowiskowej: imię i nazwisko, daty (a jeżeli zostały wprowadzone — także godziny) pobytu, podpis oraz ewentualne zwolnienie z opłaty (informacje o zdrowiu lub niepełnosprawności — wyłącznie po odrębnej, wyraźnej zgodzie Gościa), a adres zamieszkania wyłącznie tam, gdzie wymaga go rejestr opłaty (wymóg ten wynika z uchwały rady gminy, a od 1 stycznia 2027 r. — wprost z ustawy). Usługa nie zbiera numerów dokumentów tożsamości, numeru PESEL, daty urodzenia ani obywatelstwa Gości. Poza tym w Usłudze mogą znaleźć się dane kontaktowe Gościa (adres e-mail, numer telefonu — o ile zostały wprowadzone) oraz dane o płatności opłaty;
(b) na podstawie stawek, terminów i zwolnień wprowadzonych dla danej gminy Usługa oblicza należną opłatę i przygotowuje zestawienie, w tym zestawienie osób zobowiązanych do uiszczenia opłaty (ewidencję, a od 1 stycznia 2027 r. rejestr opłaty), które Użytkownik może wykorzystać do wykonania własnych obowiązków wobec gminy;
(c) Usługa może wyświetlić Gościowi dane przelewu i kod QR; płatność trafia bezpośrednio na rachunek wskazany przez Użytkownika. Usługodawca nie przyjmuje płatności opłaty miejscowej ani opłaty uzdrowiskowej, nie weryfikuje ich i nie rozlicza ich z gminą;
(d) Usługa nie składa w imieniu Użytkownika żadnych zgłoszeń, informacji, deklaracji ani wpłat do organów publicznych (w szczególności do gminy, organu podatkowego, policji ani urzędów ewidencji ludności) i nie służy do wykonywania obowiązku meldunkowego, który zgodnie z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności spoczywa na osobie meldującej się, a nie na podmiocie świadczącym usługi zakwaterowania;
(e) Usługa nie obsługuje wpisu obiektu do ewidencji lub wykazów obiektów (w tym Centralnego Wykazu Turystycznych Obiektów Noclegowych, o ile zostanie utworzony), nie nadaje ani nie weryfikuje numerów rejestracyjnych i nie przekazuje ich platformom rezerwacyjnym;
(f) stawki, terminy płatności, zwolnienia i zasady poboru opłaty wynikają z ustawy oraz z uchwał rad gmin (od 1 stycznia 2027 r. — uchwał podjętych na podstawie art. 17 ust. 19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 18 września 2026 r.). Dane te wprowadza Usługodawca na podstawie opublikowanych aktów prawnych. Mogą być niepełne lub nieaktualne i nie są dostępne dla wszystkich gmin; dla gminy, dla której danych nie wprowadzono, Usługa nie oblicza opłaty. Użytkownik jest obowiązany sprawdzić ich zgodność z obowiązującymi przepisami i w razie potrzeby je poprawić;
(g) Usługa nie przesyła faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, o ile dotyczy Użytkownika, spoczywa na Użytkowniku.
2.6. Wymagania techniczne: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa (lub aplikacja mobilna Best Guest) oraz aktywny adres e-mail. Do korzystania z Usługi nie jest potrzebna instalacja dodatkowego oprogramowania poza przeglądarką.
3. Rejestracja i stosunek umowny
3.1. Korzystanie z Usługi wymaga założenia konta użytkownika. Z chwilą wysłania formularza rejestracyjnego między Usługodawcą a Użytkownikiem dochodzi do zawarcia umowy.
3.2. Umowa o świadczenie Usługi drogą elektroniczną zostaje zawarta w formie elektronicznej poprzez wypełnienie i wysłanie formularza rejestracyjnego. Postanowienia umowy zawarte są w niniejszym Regulaminie. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, z zastrzeżeniem zasad rozliczeń opisanych w pkt 4.
3.3. Użytkownik odpowiada za kompletność i prawdziwość danych podanych przy rejestracji i w trakcie korzystania z Usługi. Wyszukując dane podmiotu po numerze NIP, Usługa może pobrać dane z publicznego wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT (art. 96b ustawy o VAT) i wstępnie uzupełnić nimi formularz; Użytkownik sprawdza i w razie potrzeby poprawia te dane.
3.4. Użytkownik jest obowiązany zachować dane logowania w poufności, nie udostępniać konta osobom nieupoważnionym i odpowiada za wszystkie czynności wykonane przy użyciu jego konta. Podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa konta należy bez zbędnej zwłoki zgłosić na adres support@bestguest.pl.
4. Cena i płatności
4.1. Usługa jest odpłatna według aktualnego cennika dostępnego dla Użytkownika w aplikacji (w widoku wyboru planu i rozliczeń) przed wyborem planu oraz, jeżeli został tam opublikowany, na stronie internetowej Usługodawcy. Cena może zależeć od zakresu lub funkcji. Ceny są wyrażone w walucie wskazanej w cenniku (w złotych polskich — PLN — albo w euro — EUR), a faktury są wystawiane w tej samej walucie; waluta rozliczeń Użytkownika jest widoczna w widoku wyboru planu. Zmiana waluty rozliczeń istniejącego Użytkownika jest zmianą cennika w rozumieniu pkt 4.5.
4.2. Usługodawca oferuje trzy plany rozliczeń:
- Płatność za formularz (pay-as-you-go): cena za każdy zarejestrowany pobyt Gościa (formularz rejestracyjny) utworzony w danym okresie rozliczeniowym, rozliczana z dołu.
- Subskrypcja miesięczna: stała cena za jedną ofertę (najmniejszą jednostkę zakwaterowania, którą można zarezerwować) miesięcznie; liczba rejestracji Gości w ramach jednej oferty jest nieograniczona.
- Subskrypcja roczna: stała cena za jedną ofertę, płatna jednorazowo z góry za 12 miesięcy.
VAT — patrz pkt 4.15.
4.3. Płatności są dokonywane bezgotówkowo za pośrednictwem bramki płatniczej PayU S.A. (zob. pkt 4.10) lub na podstawie wystawionej faktury.
4.4. Subskrypcja miesięczna i roczna odnawia się automatycznie na taki sam okres, chyba że Użytkownik wyłączy automatyczne odnawianie w ustawieniach konta przed datą odnowienia. Zmiana planu (zarówno na wyższy, jak i niższy) staje się skuteczna zawsze z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego, a jeżeli została dokonana w okresie próbnym — z końcem okresu próbnego; do chwili wejścia w życie Użytkownik może anulować zaplanowaną zmianę w ustawieniach konta. Przejście z płatności za formularz na subskrypcję jest skuteczne od pierwszego dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Anulowanie subskrypcji jest skuteczne z końcem opłaconego już okresu; opłaty za rozpoczęty (opłacony z góry) okres lub jakąkolwiek jego część nie podlegają zwrotowi. Nie wpływa to na roszczenie o zwrot w razie uzasadnionej reklamacji wady według pkt 8. Jeżeli Użytkownik i Usługodawca zawarli Umowę o zobowiązaniu przejściowym (pkt 4.14), anulowanie subskrypcji przed upływem okresu w niej wskazanego rodzi obowiązek zapłaty wyrównania według tej umowy.
4.5. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany cennika. O zmianach Użytkownik zostanie powiadomiony e-mailem co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. Jeżeli Użytkownik nie zgadza się na zmianę, może anulować subskrypcję przed wejściem w życie nowej ceny. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu w życie nowej ceny oznacza jej akceptację.
4.6. W razie opóźnienia w zapłacie przekraczającego 14 dni dostęp do Usługi może zostać czasowo ograniczony lub zawieszony. Zawieszenie Usługi nie rozwiązuje umowy i nie zwalnia Użytkownika z jego obowiązków wobec organów publicznych. Dane Użytkownika są w czasie zawieszenia przechowywane, a Użytkownik może w tym czasie zwrócić się do Usługodawcy o udostępnienie danych i rejestrów niezbędnych do wykonania jego obowiązków prawnych.
4.7. Nowi Użytkownicy (dalej także „klienci”) mają po zakończeniu rejestracji i wstępnej konfiguracji Usługi (onboardingu) prawo do 14-dniowego okresu próbnego bez opłat. W okresie próbnym Usługodawca nie nalicza klientowi żadnych opłat za zarejestrowane pobyty Gości (check-iny), w tym za pobyty z datą przyjazdu przed rozpoczęciem okresu próbnego (np. w związku z migracją danych historycznych z innych systemów). W okresie próbnym nie są też naliczane ewentualne opłaty abonamentowe. Płatne są wyłącznie pobyty z datą przyjazdu po zakończeniu okresu próbnego.
4.8. Warunkiem rozpoczęcia okresu próbnego jest ustawienie w Usłudze ważnej metody płatności i zaakceptowanie niniejszego Regulaminu. Po zakończeniu okresu próbnego Usługa jest rozliczana według aktualnego cennika wybranego planu, począwszy od najbliższego cyklu rozliczeniowego. W planach subskrypcyjnych cykl rozliczeniowy liczy się od dnia zakończenia okresu próbnego: rozliczenie następuje zawsze w tym dniu miesiąca (przy subskrypcji rocznej — w tym dniu roku), a jeżeli dany miesiąc nie ma odpowiadającego dnia — ostatniego dnia tego miesiąca. W planie opartym na liczbie utworzonych formularzy (płatność za formularz) rozliczenie za poprzedni miesiąc kalendarzowy następuje zawsze pierwszego dnia miesiąca następnego.
4.9. Każdy klient może skorzystać z okresu próbnego tylko raz. Usługodawca jest uprawniony do zmiany okresu próbnego, odmowy jego przyznania albo cofnięcia go ze skutkiem wstecznym w razie stwierdzenia nadużycia (np. wielokrotnej rejestracji tego samego klienta w celu ponownego skorzystania z okresu próbnego).
4.10. Płatności kartą przetwarza PayU S.A., z siedzibą w Poznaniu przy ul. Grunwaldzkiej 186 (60-166), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000274399, krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF), wpisana do rejestru usług płatniczych pod numerem IP1/2012 (dalej „PayU”). Dane karty płatniczej Użytkownik wpisuje bezpośrednio w zabezpieczonym formularzu PayU; Usługodawca nie ma do nich dostępu i nigdy nie zapisuje ich na swoich serwerach.
4.11. Akceptując Regulamin i wpisując dane karty płatniczej w zabezpieczonym formularzu, Użytkownik udziela Usługodawcy zgody na cykliczne (automatyczne) obciążanie zapisanej karty płatniczej w celu zapłaty za Usługę, zawsze w dniu danego cyklu rozliczeniowego (zob. pkt 4.8), w wysokości odpowiadającej aktualnemu cennikowi, a w planie opartym na liczbie utworzonych formularzy — w wysokości odpowiadającej rzeczywistemu wykorzystaniu Usługi w danym okresie rozliczeniowym (cena za jeden formularz według aktualnego cennika pomnożona przez liczbę utworzonych formularzy). Zgodę tę Użytkownik może w każdej chwili odwołać w ustawieniach konta; odwołanie skutkuje w odniesieniu do wszystkich przyszłych płatności i jest Użytkownikowi potwierdzane e-mailem.
4.12. Jeżeli płatność została dokonana kartą, Usługodawca zwraca ewentualne środki zawsze na tę samą kartę za pośrednictwem PayU. Roszczenie o zwrot powstaje w szczególności w razie błędnie dokonanej lub podwójnej płatności albo uzasadnionej reklamacji wady Usługi według pkt 8. Z uwagi na charakter Usługi jako usługi dla przedsiębiorców Użytkownikowi nie przysługuje konsumenckie prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni (z zastrzeżeniem pkt 1.4a); reklamacje podlegają pkt 8 niniejszego Regulaminu.
4.13. Usługodawca może wydawać kody promocyjne (kupony) dające zniżkę na pierwszą płatność za plan subskrypcyjny lub bezpłatne przedłużenie okresu próbnego. O ile przy danym kodzie nie wskazano inaczej, każdy kod: (a) może być ograniczony czasowo i co do łącznej liczby wykorzystań i traci ważność po upływie terminu lub wyczerpaniu limitu; (b) może zostać wykorzystany przez danego klienta tylko raz; (c) jest nieprzenoszalny, nie ma wartości pieniężnej i nie można go wymienić na pieniądze; (d) dotyczy wyłącznie planów wskazanych przy danym kodzie — kod dający zniżkę na pierwszą płatność dotyczy wyłącznie planów subskrypcyjnych i nie obniża ceny opartej na liczbie utworzonych formularzy (płatność za formularz). Usługodawca zastrzega sobie prawo anulowania lub odwołania kodu albo odmowy lub wstecznego anulowania jego wykorzystania, jeżeli stwierdzi nadużycie (np. wielokrotną rejestrację tego samego klienta w celu ponownego uzyskania kodu). Do okresu próbnego przedłużonego takim kodem odpowiednio stosuje się pkt 4.9. Przedłużony bezpłatny okres uzależniony od pisemnego zobowiązania podlega pkt 4.14, a nie niniejszemu punktowi.
4.14. W ramach oferty dla Użytkowników przechodzących z konkurencyjnej usługi Usługodawca może zaproponować Użytkownikowi przedłużony bezpłatny okres ponad standardowy okres próbny według pkt 4.7–4.9, pod warunkiem że Użytkownik w odrębnej umowie zawartej w formie pisemnej lub dokumentowej („Umowa o zobowiązaniu przejściowym”) zobowiąże się do minimalnego okresu trwania płatnej subskrypcji następującego po zakończeniu tego bezpłatnego okresu. Umowa o zobowiązaniu przejściowym jest odrębnym ustaleniem między Usługodawcą a Użytkownikiem i ma pierwszeństwo przed ogólnymi postanowieniami Regulaminu w zakresie, w jakim od nich odbiega (zob. pkt 4.4 i 7.1). Jeżeli Użytkownik rozwiąże umowę lub anuluje subskrypcję przed upływem tak ustalonego minimalnego okresu, jest obowiązany zapłacić Usługodawcy wyrównanie w wysokości wartości wykorzystanego już bezpłatnego okresu, obliczonej według ceny planu obowiązującej w dniu podpisania Umowy o zobowiązaniu przejściowym i według wzoru w niej wskazanego; wyrównanie to stanowi cofnięcie udzielonej warunkowo zniżki, a nie karę umowną. Dokładne warunki — długość bezpłatnego okresu, długość zobowiązania następczego i sposób obliczenia wyrównania — są zawsze wskazane w Umowie o zobowiązaniu przejściowym podpisanej przez konkretnego Użytkownika.
4.15. VAT i faktury. Ceny są cenami netto, bez podatku od towarów i usług. Usługi świadczone przez Usługodawcę (podmiot z siedzibą w Czechach) na rzecz Użytkowników będących podatnikami z siedzibą w Polsce są co do zasady opodatkowane w Polsce, a podatek rozlicza nabywca (import usług z odwrotnym obciążeniem — art. 28b w zw. z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. z 2026 r. poz. 1263); faktury wystawiane przez Usługodawcę nie zawierają czeskiego podatku VAT. Użytkownik podaje prawidłowy numer NIP (a jeżeli jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE — numer w formacie PL + NIP) i odpowiada za prawidłowe rozliczenie podatku po swojej stronie. Użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej (e-mailem lub w aplikacji).
5. Prawa i obowiązki
5.1. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność, prawdziwość i terminowość wszystkich danych wprowadzonych do Usługi — zarówno swoich własnych, jak i danych o swoich Gościach. Tam, gdzie dane o Gościach wypełniają sami Goście (np. w formularzach check-inu online), Użytkownik jest obowiązany sprawdzić ich poprawność i kompletność. Usługodawca nie weryfikuje danych o Gościach w żaden sposób.
5.2. Usługa jest narzędziem technicznym ułatwiającym wykonywanie obowiązków prawnych, ale same obowiązki prawne — w szczególności obowiązki dotyczące poboru, ewidencjonowania i odprowadzania opłaty miejscowej i opłaty uzdrowiskowej (ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, w brzmieniu obowiązującym w danym czasie, w tym — od dnia 1 stycznia 2027 r. — w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 18 września 2026 r., Dz. U. z 2026 r. poz. 1354, oraz uchwały rad gmin, jeżeli tak stanowią przepisy), prowadzenia wymaganych rejestrów i ewidencji, składania informacji i deklaracji organom podatkowym, wpisu obiektu do właściwych ewidencji i wykazów obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych, a także — gdy i w zakresie, w jakim zaczną obowiązywać — przepisy służące stosowaniu rozporządzenia (UE) 2024/1028) oraz obowiązki podatkowe, rachunkowe i fakturowe — spoczywają wyłącznie na Użytkowniku. Usługodawca nie odpowiada za żadne kary, sankcje ani inne konsekwencje nałożone na Użytkownika przez organy publiczne, w szczególności jeżeli wynikają z nieprawidłowych, niekompletnych lub spóźnionych danych Użytkownika lub jego Gości, z niewykonania przez Użytkownika zgłoszeń lub z niesprawdzenia zestawienia, albo z niedostępności systemów podmiotów trzecich.
5.3. Jako administrator danych swoich Gości Użytkownik jest obowiązany poinformować Gości o przetwarzaniu ich danych osobowych (art. 13 i 14 RODO). Usługodawca udostępnia Gościom informacje o przetwarzaniu ich danych bezpośrednio w aplikacji dla Gości oraz w Polityce prywatności dla Gości, dobrowolnie i dla przejrzystości; nie zwalnia to Użytkownika z jego własnego obowiązku jako administratora.
5.4. Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Usługi w okresie obowiązywania umowy w celu zarządzania własnym zakwaterowaniem Użytkownika. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi przysługują wyłącznie Usługodawcy.
5.5. Usługodawca odpowiada za techniczną dostępność Usługi, administrowanie systemem i ochronę przetwarzanych danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5.6. Użytkownik zobowiązuje się nie wykorzystywać Usługi do celów niezgodnych z prawem, nie zakłócać jej funkcjonowania i nie ingerować w jej kod źródłowy.
5.7. Zakazane jest dostarczanie za pośrednictwem Usługi treści o charakterze bezprawnym (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną), w szczególności treści naruszających prawa osób trzecich lub dobra osobiste Gości.
6. Ochrona danych osobowych
6.1. Przetwarzanie danych osobowych Użytkownika (Gospodarza) jest opisane w odrębnym dokumencie — Polityce prywatności dla Gospodarzy. Przetwarzanie danych osobowych Gości Użytkownika jest opisane w Polityce prywatności dla Gości oraz w Załączniku nr 1 poniżej.
6.2. W odniesieniu do danych swoich Gości Użytkownik jest administratorem, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.
6.3. Warunki przetwarzania danych osobowych Gości przez Usługodawcę jako podmiot przetwarzający określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu i będąca jego integralną częścią.
6.4. Informacje o zwolnieniu z opłaty, które ujawniają stan zdrowia lub niepełnosprawność Gościa, są szczególną kategorią danych (art. 9 RODO). Usługa umożliwia ich zapisanie wyłącznie po wyrażeniu przez Gościa odrębnej, wyraźnej zgody w formularzu; Użytkownik jako administrator odpowiada za to, by korzystać z tych informacji tylko w zakresie niezbędnym do zastosowania zwolnienia.
7. Rozwiązanie umowy
7.1. Użytkownik może w każdym czasie rozwiązać umowę poprzez usunięcie konta w Usłudze. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty opłat za okres, w którym Usługa była mu świadczona. W przypadku subskrypcji opłaty za rozpoczęty (opłacony z góry) okres nie podlegają zwrotowi. Jeżeli zawarto Umowę o zobowiązaniu przejściowym (pkt 4.14), rozwiązanie umowy przed upływem okresu w niej wskazanego rodzi obowiązek zapłaty wyrównania według tej umowy.
7.2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z 14-dniowym okresem wypowiedzenia w razie poważnego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu przez Użytkownika albo gdy opóźnienie w zapłacie przekracza 30 dni. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli zachowanie Użytkownika zagraża działaniu lub bezpieczeństwu Usługi.
7.3. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca przechowuje niezbędne dane przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów szczególnych (m.in. dotyczących dokumentacji księgowej i podatkowej Usługodawcy).
7.4. Przed usunięciem konta Użytkownik może pobrać swoje dane z Usługi. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca usuwa lub anonimizuje dane osobowe Użytkownika, z wyjątkiem danych, które jest obowiązany przechowywać na podstawie prawa, zgodnie z Polityką prywatności dla Gospodarzy i Załącznikiem nr 1.
7.5. Użytkownik może samodzielnie usunąć konto bezpośrednio w Usłudze, w sekcji Ustawienia → Zabezpieczenia aplikacji administracyjnej. Ze względów bezpieczeństwa wniosek musi zostać potwierdzony weryfikacją tożsamości Użytkownika (hasłem do konta lub jednorazowym kodem wysłanym na zarejestrowany adres e-mail). Po potwierdzeniu konto zostaje natychmiast dezaktywowane, a wszystkie sesje na wszystkich urządzeniach zostają zakończone, i rozpoczyna się 30-dniowy okres ochronny. W okresie ochronnym Użytkownik może w każdej chwili przywrócić konto — wystarczy zalogować się ponownie i potwierdzić przywrócenie; przed jego upływem Usługodawca wysyła e-maile z przypomnieniem. Jeżeli Użytkownik jest jedynym właścicielem przestrzeni roboczej, potwierdzenie usunięcia powoduje jednocześnie anulowanie aktywnej subskrypcji tej przestrzeni, a przestrzeń zostanie zamknięta z końcem okresu ochronnego; usunięcia nie można potwierdzić, dopóki istnieją nieopłacone faktury lub trwa aktywna Umowa o zobowiązaniu przejściowym według pkt 4.14 (wyrównanie według tej umowy należy najpierw rozliczyć); w takim przypadku Użytkownik może zwrócić się do Usługodawcy o usunięcie danych, które nie są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e RODO). Po upływie okresu ochronnego konto i dane osobowe zostają trwale i nieodwracalnie usunięte lub zanonimizowane zgodnie z pkt 7.3 i 7.4, Polityką prywatności dla Gospodarzy i Załącznikiem nr 1.
7.6. Rejestry i zestawienia, które Użytkownik jest obowiązany przechowywać na podstawie przepisów prawa (w szczególności rejestr osób zobowiązanych do uiszczenia opłaty miejscowej lub uzdrowiskowej oraz zestawienia dla gminy), Użytkownik powinien pobrać z Usługi i zachować we własnym zakresie przed usunięciem konta lub rozwiązaniem umowy. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca na żądanie Użytkownika, zgłoszone w okresie przechowywania danych według P1.10, udostępni mu kopię danych Gości i zestawień, które Użytkownik jest obowiązany przechowywać.
8. Reklamacje i odpowiedzialność
8.1. Ewentualne wady Usługi Użytkownik może zgłaszać e-mailem na adres support@bestguest.pl lub telefonicznie pod numerem +420 705 943 742. Reklamacje są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, według trybu opisanego w pkt 8.4.
8.2. Usługodawca nie odpowiada za szkody powstałe wskutek niewłaściwego korzystania z Usługi, naruszenia przepisów prawa przez Użytkownika ani za szkody pośrednie lub następcze, w szczególności utracone korzyści, lub sankcje nałożone na Użytkownika przez organy władzy publicznej (pkt 5). Łączna odpowiedzialność Usługodawcy za szkodę wyrządzoną Użytkownikowi w związku z Usługą jest ograniczona do kwoty odpowiadającej opłatom zapłaconym przez Użytkownika za Usługę za okres 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wyrządzające szkodę. Ograniczeń tych nie stosuje się w przypadkach, w których przepisy prawa tego nie dopuszczają, ani do szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa i szkody na osobie. Nie wpływają one również na odpowiedzialność wobec osób, których dane dotyczą (art. 82 RODO).
8.3. Użytkownik zobowiązuje się naprawić Usługodawcy szkodę oraz zwrócić koszty związane z roszczeniami osób trzecich lub organów publicznych, wynikającymi z danych, które Użytkownik przetwarzał za pośrednictwem Usługi, albo z naruszenia przez Użytkownika przepisów prawa lub niniejszego Regulaminu.
8.4. Tryb postępowania reklamacyjnego (art. 8 ust. 3 pkt 4 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Użytkownika (adres e-mail konta), opis wady i okoliczności jej wystąpienia oraz — w miarę możliwości — dowód jej wystąpienia (np. zrzut ekranu). Usługodawca potwierdza przyjęcie reklamacji w terminie 3 dni roboczych i rozpatruje ją w terminie 30 dni od jej otrzymania, chyba że ze względu na charakter wady strony uzgodnią dłuższy termin. Odpowiedź jest przekazywana na adres e-mail Użytkownika. Reklamacje dotyczące rozliczonych kwot (np. liczby naliczonych formularzy, nieprawidłowego planu) należy zgłosić najpóźniej w ciągu 30 dni od daty wystawienia faktury; Usługodawca przekazuje na żądanie szczegółowe zestawienie wykorzystania Usługi w spornym okresie. Uznana reklamacja prowadzi do usunięcia wady albo udzielenia stosownej zniżki, a w razie zwrotu płatności dokonanej kartą — do zwrotu na tę samą kartę za pośrednictwem PayU (pkt 4.12). Użytkownik będący konsumentem lub traktowany jak konsument (pkt 1.4a) otrzymuje odpowiedź na reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania (art. 7a ustawy o prawach konsumenta, stosowany odpowiednio).
9. Postanowienia końcowe
9.1. Do umowy zawartej na podstawie Regulaminu stosuje się prawo Republiki Czeskiej, a ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd rzeczowo i miejscowo właściwy według siedziby Usługodawcy. Postanowienie to nie ogranicza praw przysługujących Użytkownikowi, który jest konsumentem lub którego przepisy traktują jak konsumenta, wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów państwa jego miejsca zwykłego pobytu, ani jego prawa do wytoczenia powództwa przed sądem właściwym według art. 18 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1215/2012.
9.2. Usługodawca jest uprawniony do zmiany Regulaminu. O zmianie Użytkownik zostanie powiadomiony e-mailem lub w inny odpowiedni sposób co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Zmiana może być spowodowana w szczególności zmianą przepisów prawa lub orzecznictwa, zmianą zakresu lub sposobu działania Usługi, względami bezpieczeństwa albo zmianą cen zgodnie z pkt 4.5. Jeżeli Użytkownik nie zgadza się na zmianę, może rozwiązać umowę przed jej wejściem w życie; zmieniony Regulamin wiąże Użytkownika, jeżeli został mu doręczony zgodnie z art. 384 KC, a Użytkownik nie wypowiedział umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia (art. 384¹ KC). Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu w życie zmiany oznacza jej akceptację.
9.3. Aktualna treść Regulaminu jest zawsze dostępna na stronie www.bestguest.pl/host-terms.
9.4. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu jest nieważne lub niewykonalne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. Nieważne lub niewykonalne postanowienie zostanie zastąpione postanowieniem ważnym i wykonalnym o możliwie najbardziej zbliżonej treści i skutku do postanowienia pierwotnego.
9.5. Oświadczenia i zawiadomienia dla Użytkownika są doręczane na jego zarejestrowany adres e-mail. Oświadczenie uważa się za złożone w chwili wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Użytkownik mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 KC).
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2026 r.
Załącznik nr 1: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Niniejsza umowa jest zawarta między Użytkownikiem Usługi Best Guest (dalej „Administrator”) a spółką Hotel Analytics s.r.o. (dalej „Podmiot przetwarzający”) i stanowi integralną część Regulaminu. Obowiązuje we wszystkich przypadkach, w których Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe Gości Administratora jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Zgodnie z art. 28 ust. 9 RODO umowa ma formę elektroniczną.
P1.1. Przedmiot, charakter, cel i czas trwania przetwarzania
Przedmiotem przetwarzania są dane osobowe Gości Administratora wprowadzane do Usługi przez Gości lub Administratora. Charakter przetwarzania: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, udostępnianie Administratorowi, generowanie zestawień i usuwanie danych w systemie informatycznym. Celem przetwarzania jest wyłącznie świadczenie Usługi na rzecz Administratora, w szczególności: (a) rejestracja pobytów Gości i zarządzanie informacjami o Gościach; (b) prowadzenie rejestru (ewidencji) osób zobowiązanych do uiszczenia opłaty miejscowej lub uzdrowiskowej, jeżeli Administrator jest do tego obowiązany lub z niego korzysta; (c) obliczanie opłaty miejscowej lub uzdrowiskowej według ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych i uchwał rad gmin oraz przygotowywanie zestawień dla Administratora (na potrzeby jego obowiązków wobec gminy lub organu podatkowego); (d) generowanie danych przelewu i kodu QR opłaty oraz oznaczanie jej jako zapłaconej; (e) przekazywanie Gościom informacji o pobycie. Przetwarzanie trwa przez czas obowiązywania umowy między Administratorem a Podmiotem przetwarzającym, a po jej zakończeniu — w zakresie opisanym w P1.10.
P1.2. Rodzaj danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą
Rodzaje danych: imię i nazwisko; daty (oraz godziny, jeżeli zostały wprowadzone) przyjazdu i wyjazdu; podpis; informacja o zwolnieniu z opłaty (w tym, wyłącznie po wyraźnej zgodzie Gościa, dane dotyczące zdrowia lub niepełnosprawności — szczególna kategoria danych, art. 9 RODO); adres zamieszkania — wyłącznie tam, gdzie wymaga go rejestr opłaty; dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu — o ile zostały wprowadzone); dane o rezerwacji i płatności opłaty. W przypadku obiektów położonych w innych państwach, w których Usługa działa, zakres może obejmować także dane identyfikacyjne i dokumenty podróży wymagane tamtejszym prawem.
Kategorie osób, których dane dotyczą: Goście Administratora (oraz osoby towarzyszące, o ile zostały zarejestrowane).
P1.3. Udokumentowane polecenia
Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — także w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, którego Podmiot przetwarzający nie dokonuje — chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego; w takim przypadku informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. Poleceniami są: (a) Regulamin i niniejsza umowa; (b) funkcje Usługi i jej konkretna konfiguracja dla Administratora; (c) jednorazowe polecenia przesłane przez Administratora na adres support@bestguest.pl. Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych. Administrator odpowiada za dobór podstawy prawnej przetwarzania, za wypełnienie obowiązków informacyjnych wobec Gości oraz za to, by jego polecenia były zgodne z prawem.
P1.4. Poufność
Osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy. Dostęp mają wyłącznie osoby, których stanowisko lub stosunek umowny wymaga pracy z takimi danymi.
P1.5. Bezpieczeństwo (art. 32 RODO)
Podmiot przetwarzający wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych, w tym: (a) szyfrowanie w transmisji (HTTPS); (b) szyfrowanie danych w spoczynku; (c) kontrolę dostępu i uwierzytelnianie; (d) kopie zapasowe. Szczegóły środków bezpieczeństwa są dostępne na stronie „Bezpieczeństwo i zaufanie” w serwisie Usługi.
P1.6. Dalsze podmioty przetwarzające (podpowierzenie)
Administrator udziela ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z usług innych podmiotów przetwarzających (podpowierzenie). Aktualne dalsze podmioty przetwarzające: (a) Contabo GmbH, Aschauer Straße 32a, 81549 München, Niemcy — hosting i przechowywanie danych; (b) Sinch Mailgun — wysyłanie transakcyjnych wiadomości e-mail (Podmiot przetwarzający korzysta z regionu unijnego). Podmiot przetwarzający informuje Administratora o zamiarze dodania lub zmiany dalszych podmiotów przetwarzających e-mailem co najmniej 14 dni z góry. Administrator ma prawo wnieść sprzeciw; jeżeli nie zostanie on uwzględniony, Administrator może rozwiązać umowę. Wszystkie dalsze podmioty przetwarzające są związane umową nakładającą te same obowiązki ochrony danych (art. 28 ust. 4 RODO); Podmiot przetwarzający ponosi wobec Administratora pełną odpowiedzialność za wykonanie tych obowiązków przez nie. Dane są przechowywane wyłącznie w Unii Europejskiej.
P1.7. Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą
Podmiot przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Administratorowi, przy pomocy odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie itd.). Administrator przesyła żądania na adres privacy@bestguest.cz, a Podmiot przetwarzający odpowiada bez zbędnej zwłoki.
P1.8. Pomoc w zakresie bezpieczeństwa i zgłaszania naruszeń
Podmiot przetwarzający: (a) pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych); (b) po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zawiadamia o nim Administratora (art. 33 ust. 2 RODO), tak aby Administrator mógł dopełnić obowiązku zgłoszenia do organu nadzorczego w terminie 72 godzin; (c) udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO.
P1.9. Audyt i inspekcje
Podmiot przetwarzający: (a) udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO; (b) umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, po odpowiednim uprzednim zawiadomieniu; (c) audyty odbywają się na koszt Administratora, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony danych osobowych. Wyniki audytów są przekazywane Administratorowi bez zbędnej zwłoki.
P1.10. Usunięcie i zwrot danych
Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Podmiot przetwarzający, zależnie od decyzji Administratora, usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe Gości oraz usuwa ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie danych. Administrator powinien pobrać dane przed zakończeniem umowy (pkt 7.6 Regulaminu). Niniejsza umowa stanowi udokumentowane polecenie Administratora, aby po rozwiązaniu umowy Podmiot przetwarzający zachował dane Gości z pobytów zakończonych w ciągu ostatnich 6 lat — wyłącznie w celu umożliwienia Administratorowi wykazania prawidłowości rozliczenia opłaty miejscowej lub uzdrowiskowej — oraz zanonimizował dane z pobytów starszych. W tym okresie Podmiot przetwarzający na żądanie Administratora przekaże mu kopię danych albo usunie je wcześniej. Administrator może w każdej chwili cofnąć to polecenie, żądając usunięcia danych.
P1.11. Prawo właściwe
Niniejsza umowa powierzenia podlega prawu Republiki Czeskiej, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów RODO i prawa polskiego o ochronie danych osobowych. W razie sprzeczności między umową powierzenia a pozostałą częścią Regulaminu w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych Gości pierwszeństwo ma umowa powierzenia.
P1.12. Wejście w życie
Niniejsza umowa powierzenia wchodzi w życie z chwilą przyjęcia Regulaminu przez Użytkownika i obowiązuje przez czas obowiązywania umowy między Administratorem a Podmiotem przetwarzającym.